O orçamento é algo que faz parte do cotidiano de muitas empresas, principalmente dos prestadores de serviços. E é por isso que é importante saber elaborá-lo, visto que a decisão de compra de um dos clientes depende desse processo.
Por exemplo, em uma oficina mecânica, o profissional avalia o veículo e, com base nas necessidades de conserto, manutenção ou revisão, chega a um preço final, contando mão de obra, peças e outros elementos.
Esse valor é repassado ao cliente e é usado para comparar os valores cobrados por outros profissionais. É importante que o orçamento seja justo e realista, tanto para o estabelecimento quanto para o consumidor final.
Só que muitas empresas têm dúvidas em relação a como fazer um orçamento correto e completo, entretanto, é imprescindível entender o assunto para não perder a oportunidade.
Enviar uma proposta ao cliente é determinante, então deve ser algo bem planejado. Quando a companhia tem alguém interessado em seus produtos ou serviços e solicita uma cotação, ela deve saber elaborar o documento.
É necessário ter em mente que o consumidor pode e vai procurar o concorrente se não estiver satisfeito com o orçamento recebido.
Neste artigo, você vai entender o conceito de orçamento, para que serve e ver algumas dicas para realizá-lo do jeito certo.
O que é orçamento?
Orçamento nada mais é do que um documento que apresenta os custos de um produto ou serviço. Nele, é necessário apresentar os valores que abrangem:
- Mão de obra;
- Materiais;
- Equipamentos;
- Impostos;
- Descontos.
É uma cotação que ajuda a fechar acordos pontuais ou de longo prazo com os clientes, podendo ser elaborada a qualquer momento, tanto para clientes que já compraram com a empresa quanto aqueles que ainda não conhecem a marca.
Uma empresa de envidraçamento de sacada pequena faz um orçamento para seus clientes tentando assegurar a assertividade durante a negociação.
Esse documento serve para mostrar os custos e evitar surpresas durante a realização do serviço, algo muito valioso para a organização e os consumidores.
A precificação de um serviço pode envolver gastos variados, indo desde a mão de obra, e passando pelo deslocamento, combustível, entre outros aspectos.
Para evitar que a margem de lucro se torne prejudicada, todos esses fatores precisam ser considerados e o orçamento pode ser consultado posteriormente para próximos contatos, de modo a padronizar a precificação.
Mas esse processo só vai cumprir seu propósito se for devidamente elaborado pela empresa, e existem algumas estratégias e ações que ajudam nesse sentido.
Importância do orçamento
É muito comum que os clientes procurem os prestadores de serviços para fazer uma pesquisa de preços, e é aqui que entra um bom orçamento para que o seu negócio tenha diferencial competitivo.
Um profissional que acabou de fechar um contrato de aluguel sala privativa deseja mobiliar o espaço para garantir seu conforto e sua produtividade no dia a dia, então ele vai entrar em contato com vários decoradores para cuidar de seu espaço.
Mas ele somente fechará negócio com aquele que apresentar o orçamento mais claro, completo e objetivo, que abarcam informações facilitadoras de uma negociação, detalhes sobre os materiais usados e valores.
Quando se trata da prestação de serviços, um bom orçamento é ainda mais importante, pois ao contrário do que acontece com a venda de produtos, que geralmente conta com valor padrão dado aos compradores, o serviço é personalizado.
Por conta da personalização, os preços variam de acordo com as necessidades do cliente. Um bom modelo de orçamento também faz toda a diferença para os consumidores que procuram algo além do preço.
É por meio desse documento que ele vai entender qual é a proposta de valor por trás daquilo que está sendo oferecido. Em outras palavras, dependendo do modo como o orçamento é elaborado, pode impactar nas vendas.
Como elaborar um orçamento
Agora que você já sabe qual é a importância desse documento, já está pronto para saber como construí-lo. É necessário ter muita atenção, pois se uma lavanderia de uniformes industriais, por exemplo, estabelece um preço no orçamento, ele deve ser fixo.
Isso significa que, posteriormente, se a empresa perceber que está gastando mais do que aquilo que foi estipulado no orçamento, ela não poderá alterar o valor final passado ao cliente, sobretudo depois da contratação.
Qualquer alteração no valor ou na qualidade dos materiais usados pode deixar o consumidor extremamente insatisfeito. A melhor maneira de evitar essa situação é saber elaborar o orçamento, por meio do seguinte passo a passo:
Inserir os dados da empresa
A primeira coisa é inserir os dados da empresa para identificá-la. Assim, o cliente vai conhecer a proposta comercial logo no início.
Um restaurante de marmitas congeladas para semana deve deixar um espaço exclusivo para inserir essas informações de maneira padronizada.
Dentre os dados estão o logo da empresa, nome, CNPJ, telefone, endereço completo e e-mail. Geralmente essas informações se encontram no cabeçalho do documento, por isso, quando for preencher um novo orçamento, elas já estarão lá.
Identificar o cliente
Além de identificar a empresa, é muito importante identificar o contratante da empresa, ou seja, o cliente que vai receber o documento. Mais do que identificá-lo, é uma forma de lhe mostrar que o orçamento é personalizado.
A personalização é muito importante porque mostra que o serviço vai atender especificamente às necessidades da pessoa, além de ajudar na organização dos relatórios.
Dentre os dados que precisam estar presentes no documento, nome completo, CPF, endereço, telefone e e-mail são essenciais.
Também é importante inserir um campo de endereço de visita, pois é muito comum que a prestação de serviços ocorra em um local diferente de onde o cliente mora.
Uma empresa de impermeabilização de paredes também deve incluir essas informações, porque elas vão transitar em diferentes departamentos.
Detalhar o serviço
O detalhamento de serviço é uma etapa composta por 3 campos, sendo o detalhamento da falha, procedimentos que precisam ser executados e cronograma de execução.
Essa parte do orçamento ajuda o cliente a entender sobre o que será feito e de que maneira será realizado. Agora, se o seu negócio não trabalha com manutenções e consertos, o campo de detalhamento de falha pode ser ignorado.
Mas se for necessário incluí-lo, identifique o que está danificado, a marca e modelo do item, a falha que está apresentando e se possui um número de identificação.
Depois de identificar a falha (se for o caso), é necessário indicar os métodos que serão usados para a correção ou de que maneira o serviço será realizado, por exemplo, a elaboração de uma sala planejada apartamento.
Anote todas as medidas tomadas para resolver o problema do cliente, como o tipo de manutenção, o modelo do serviço, o que será necessário substituir, dentre outros aspectos que são importantes.
Por exemplo, no caso de uma empresa de instalação, ela deve mencionar o nome, marca e modelo do que será instalado na residência ou estabelecimento.
Por fim, no campo cronograma, mostre qual é o prazo de execução do serviço. Mas isso não envolve apenas o período de execução, como também o tempo de duração de cada etapa.
É muito importante calcular o prazo de cada tarefa com atenção, depois caso não seja cumprido, a imagem do negócio pode ser prejudicada.
Definir o investimento necessário
Supondo que o cliente tenha mandado fazer uma mesa metálica dobrável para a área gourmet de sua casa e que já tenha em mente que precisa pagar um valor pela produção do item: este valor é incluído no campo “investimento”.
Essa é a informação mais importante do orçamento, pois é com base nela que o cliente vai se planejar para contratar o serviço. Assim sendo, é necessário incluir todos os valores que fazem parte da prestação de serviços.
Qualquer erro pode fazer com que o consumidor rejeite a proposta, portanto, considere a mão de obra qualificada envolvida, os produtos que serão usados, se é necessário trocar alguma peça e valores adicionais, como no caso de deslocamento.
Ao calcular mão de obra qualificada, a empresa precisa decidir se a cobrança vai ser feita por hora trabalhada, por tipo de serviço realizado ou por dia de trabalho.
Mas independentemente de qual seja a opção, um fabricante de vinho doce branco deve apontar claramente qual é o orçamento, isso vai evitar despesas inesperadas ou surpresas pelo caminho.
Considerações finais
O orçamento continua fazendo parte da rotina de clientes e empresas dos mais variados segmentos e portes.
É um documento fundamental para estabelecer uma negociação que será cumprida pela companhia e paga pelo consumidor.
A ferramenta deixa clara a situação para ambos, evita surpresas e torna a prestação de serviços muito mais justa para todos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
